Beneficios la informatización y validación de procesos

En este artículo veremos 3 beneficios claves que hacen de documentar la informatización y validación de procesos una necesidad.

Documentar la informatización y validación de procesos es una buena práctica recomendada por muchos expertos. Incluso, en sectores como el farmacéutico, existe la obligación de documentar los sistemas informatizados porque así lo dicta la normativa.

Por desgracia, la generación de la documentación en procesos de cambios tecnológicos no siempre es considerada una prioridad. Por esta razón es necesario transmitir a los usuarios que lideran el proyecto la necesidad de exigir y generar documentación sobre el nuevo sistema informatizado y todos los cambios que acontecen en él. Vamos pues a señalar algunos puntos claves que hacen que documentar la informatización y validación de procesos sea esencial en el éxito de la introducción de sistemas informatizados.

1. Ayudan a que el sistema entregado sea el esperado

Para garantizar que tanto los usuarios del proceso como los encargados del proyecto y aquellos que proveen las herramientas hablan el mismo idioma, es necesario que todos los actores cuenten con unos requerimientos consensuados y entendidos. No hay otra manera de alcanzar esto que mediante la documentación de los requerimientos.

Así mismo, cuando se diseña un sistema informatizado, los usuarios del proceso y los de proyecto deben acordar junto con el proveedor de las herramientas, cómo va a ser la solución que se pondrá en funcionamiento. Es decir, deben acordar el diseño de la(s) herramienta(s) y este acuerdo, debe quedar por escrito para que una vez que se entreguen las herramientas podamos revisar que la herramienta efectivamente es como nos habían dicho que sería en términos funcionales, de registro y de gestión de la seguridad.

Por último, debemos documentar las pruebas de a(s) herramienta(s) antes de que entren en funcionamiento para tener evidencia de que en materia de rendimiento, calidad y aceptación de usuarios el nuevo sistema cumple con las expectativas. Así como, no ponen en riesgo funcionalidades o registros ya existentes.

2. Facilitan la transferencia de conocimiento

Documentar la informatización y validación de procesos nos ayuda a que los usuarios que van a empezar a trabajar con el nuevo sistema tengan material de referencia para consultar cuando se pone la herramienta en producción. Es en este momento cuando la mayoría de dudas sobre funcionamiento surgen y los usuarios deberían contar con la autonomía suficiente para resolver las dudas sobre cómo deben hacer su trabajo con el nuevo sistema.

Por otro lado, si se incorporan personas o equipos nuevos a trabajar en un proceso informatizado, estas personas deberían contar con manuales y documentación que les permita entender el funcionamiento y configuración del sistema y empezar a trabajar con las nuevas herramientas en el menor tiempo posible.

3. Facilitan el mantenimiento del sistema informatizado

Las personas en las empresas pueden rotar. Imaginaos que la persona que hoy es responsable del diseño del sistema, en un año ya no está. El sistema sigue en funcionamiento, pero necesitamos hacer cambios porque los procesos van cambiando o, simplemente, necesitamos realizar labores de mantenimiento sobre la herramienta (por ejemplo, limpieza de registros). ¿Qué pasa si no hay acceso a la persona o personas que sabían sobre el proceso? Incluso, cuando se va a realizar un cambio de herramienta, lo ideal es que el nuevo proveedor tenga acceso a la documentación del proceso informatizado actual para que entienda las necesidades y los puntos de mejora a incorporar.

Como conclusión, un sistema informatizado debe estar bien documentado para garantizar que cumple con las expectativas de los usuarios, que se mantiene de forma adecuada en el tiempo, que podemos incorporar cambios y que los usuarios que trabajan con él entienden a cabalidad su funcionamiento y son autónomos para resolver sus dudas.

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