Contratar un proveedor de servicios es una tarea que requiere considerar elementos importantes, sobre todo cuando se trata de empresas que operan en entornos regulados. Analizamos tres factores críticos.

contratar un proveedor de servicios

En sectores regulados como el farmacéutico, cosmético o de productos sanitarios es cada vez más frecuente la subcontratación de diferentes actividades desde el desarrollo del producto hasta su comercialización. Este crecimiento está alentado por varias tendencias como la necesidad de satisfacer una demanda creciente que hace que los fabricantes necesiten apoyarse en otros proveedores para satisfacerla, la expansión económica a nivel global y el hecho de que los organismos reguladores estén apostando por vías de aprobación aceleradas que permiten acortar los plazos de lanzamiento de nuevos productos.

De forma que, en este nuevo escenario, los fabricantes tienen acceso a un grupo cada vez mayor de posibles proveedores. Y, además, ya no solo se está externalizando productos o servicios no críticos. Los pasos clave a lo largo del todo el proceso de desarrollo de medicamentos, cosméticos y productos sanitarios -desde las fases tempranas del desarrollo, la fabricación de suministros clínicos o el empaquetamiento y distribución serializado- se están dejando en manos de proveedores externos. Esto significa una oportunidad para la industria que puede acortar los plazos y tener un mayor alcance, pero también un mayor riesgo tanto a nivel operativo como estratégico, por lo que es esencial contratar un proveedor de servicios que aporte garantías.

Las organizaciones suelen encontrar que no existe la suficiente claridad por parte de los proveedores en cuanto a temas como plazos de entrega, documentación, comunicación, entre otros. Para evitar estos y otros problemas, las empresas que actúan en entornos regulados querrán contratar un proveedor de servicios que haya establecido estrategias internas para resolver estas cuestiones.

Factores a tener en cuenta al contratar un proveedor de servicios en entornos regulados

Vamos a ver tres factores importantes a tener en cuenta al evaluar opciones para contratar un proveedor de servicios, y que nos pueden indicar si el proveedor puede cumplir los objetivos a largo plazo.

Comunicación

El proveedor debe garantizar canales de comunicación claros, eficientes y accesibles durante la gestión del proyecto. Estos canales de comunicación deben ser abiertos, oportunos y estar disponibles a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Esto es especialmente importante a medida que el proveedor crece. Cuando los equipos son pequeños es fácil tener un conocimiento común. Sin embargo, a medida que las empresas crecen en tamaño, se puede perder la fortaleza lograda a través de la colaboración y que no se cuente con procesos eficaces para unir los procedimientos operativos estándar (SOPs) de cada departamento y los acuerdos de calidad con el cliente.

Una forma fácil para definir si el proveedor de servicios que se pretende contratar cuenta con los recursos y los medios de comunicación necesarios, es revisando el organigrama de su organización. Esta documentación representa el rol de cada departamento en el proyecto, así como el flujo de responsabilidades y de información. De esta forma, podemos saber si el proveedor tiene las capacidades y los recursos para manejar grandes proyectos y la transparencia necesaria para una comunicación y colaboración abiertas.

Capacidad

Al contratar un proveedor de servicios debemos asegurarnos de que tiene la capacidad, los recursos técnicos, tecnológicos, físicos y financieros, así como el personal necesario para atender cada etapa del proyecto.

La definición de capacidad de un proveedor de servicios, va más allá de alguna demostración de tecnología. Un proveedor de servicios debe saber cuánto es capaz de ejecutar cada día/semana/mes.

Contar con información en tiempo real sobre el volumen de trabajo, el capital humano y la maquinaria disponible es clave para estar preparado cuando surgen oportunidades evitar que estas desborden la capacidad operativa.

Medir la capacidad es la única forma de gestionar con éxito un proyecto y eliminar las frustraciones de los clientes. Un proveedor de servicios que mide los resultados en tiempo real para responsabilizarse de las promesas que hizo es un compromiso inequívoco con la satisfacción del cliente.

Cultura

La cultura de un proveedor de servicios contratados debe alinearse con la del fabricante del medicamento/producto cosmético/dispositivo médico para garantizar una relación de trabajo productiva y rentable.

Al contratar un proveedor de servicios externo hay que estar seguro de que nos sentimos cómodos con la manera en que operan. Si una compañía es muy rígida y tu empresa es más informal y abierta, puede que no sea posible que las compañías prosperen juntas. La cultura de una empresa es indicativa de sus valores. Y esos valores se conectan con otras áreas clave de la organización, de forma que, es importante identificar y alinearse con la cultura de un socio de negocio para impulsar los aspectos operacionales y de comunicación que permitan alcanzar objetivos estratégicos.

Si bien hay muchos factores que son críticos en la evaluación de un proveedor externo, estas tres “C”son críticas porque nos ofrecen información sobre las expectativas que podemos tener a largo plazo.

En Oqotech acompañamos a nuestros clientes a lo largo de todo el proceso de informatización de procesos y de validación de sus sistemas informáticos, apoyando a nuestros clientes en la selección de proveedores adecuados y el mantenimiento de entornos validados.

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