TOP herramientas para analizar requerimientos de usuario

Presentamos la herramienta VSM (Value Stream Mapping), útil para el análisis de requerimientos de usuario en la informatización de sistemas

La creación y análisis de requerimientos de usuario permite especificar el ámbito actual y futuro del sistema informatizado a nivel operativo (para los usuarios finales que lo utilizan), funcional (registros generados, controles en proceso, resultados obtenidos y seguridades) y finalmente el regulatorio (conforme el Anexo 11 de las Normas de Correcta Fabricación).

La definición de requerimientos de usuario, por ejemplo para una empresa fabricante, se divide en los siguientes procesos:

• Compras y devoluciones a Proveedores.
• Logística.
• Control de Calidad.
• Garantía de Calidad.
• Dirección Técnica.
• Producción.
• Mantenimiento.
• Expedición de Producto Acabado y devoluciones de Cliente.

Requerimientos de Usuario

Existen muchos tipos de requerimientos de usuario a considerar:

• Tecnológicos: especificando la tecnología de desarrollo, forma de comunicación con otros equipos, etc.
• Informáticos: detallando la plataforma software (sistemas operativos y bases de datos), características del servidor, virtualización y también interfaces con otros sistemas informatizados.
• Funcionales: determinar las áreas de actuación del sistema, procesos a informatizar y principales funcionalidades. Especificando su grado de automatización, controles y verificaciones en proceso a realizar, procesos que puede desencadenar como pueden ser alertas, impresión de informes o etiquetas, comunicación con otros sistemas, etc.
• Regulatorios: en todo el ciclo de vida del dato, para el aseguramiento de la trazabilidad, seguridad y procesos informatizados conforme al Anexo 11 de las NCF.
• Integridad de datos: enfocado a todo el ciclo de vida de los datos, para el aseguramiento de la regla ALCOA que requiere que sean atribuibles, legibles, simultáneos, originales, exactos, consistentes, completos, perdurables y también disponibles.

Una vez se ha llevado a cabo la definición de necesidades, es necesario ponderar la importancia de los diferentes tipos de requerimientos. En el siguiente ejemplo, vemos cómo aplicar los criterios de ponderación a los requerimientos:

Análisis de requerimientos de usuario

En Oqotech, el taller que nos permite realizar el análisis de requerimientos de usuario y extraer toda la información de la empresa, así mismo para poder generar un informe de requerimientos de usuario es el taller VSM – Value Stream Mapping o Mapas del Flujo de Valor-. Este taller consiste en concretar de forma gráfica y detallada por escrito por área de proceso analizada: los perfiles de puesto de trabajo que intervienen, la operativa actual, uso del sistema informatizado en el proceso y funcionalidad esperada por parte del ERP (controles en proceso, resultados y seguridades). Así como identificar funcionalidades del sistema informatizado estándar y desarrolladas a medida (si aplica).

Es un taller que necesita muy pocas herramientas, es muy visual y también se obtienen grandes conclusiones. También se necesita: un mantel de papel, post-it de diferentes colores y rotuladores.

Pasos del taller

1. Estando presente el equipo multidisciplinar, se genera una lista de procesos que también debemos conocer. Por cada uno se genera un panel. En el panel se identifica el proceso, se determina el piloto (persona con más gestión del proceso) y finalmente se establecen límites:

2. A continuación, se identifican los roles que intervienen en el proceso, los que el equipo identifica al inicio. Después se va pintando el proceso, diferenciando tareas manuales (post-it de color amarillo) y tareas informatizadas (post-it de color rosa), los flujos de información y los PNTs de detalle del proceso (post-it de color verde).

Por lo tanto, este taller fomenta el conocimiento entre departamentos, el análisis colectivo de los procesos y es posible detectar desviaciones, reprocesos y faltas de documentación.

De los talleres ejecutados de los procesos analizados es posible emitir un listado de necesidades:

• Procesos a informatizar.
• Controles a implantar.
• Procesos ya informatizados, a mejorar.
• Registros a generar.
• Procesos que necesitan modificar la operativa.
• Avisos e informes necesarios a generar.

3. En primer lugar, se deben plasmar todos los requerimientos, desde todos los puntos de vista del equipo de validación. Posteriormente, se deberán clasificar según su criticidad en imprescindibles, recomendables y prescindibles. Así como establecer el peso de prioridad dentro de un mismo nivel de clasificación, usando una escala numérica del 1 al 9, siendo 9 el de mayor prioridad:

El resultado de aplicar los anteriores pasos, es un listado de requerimientos cuantificable, priorizado mediante consenso, aprobado y valorado por el personal de las diferentes áreas de la organización a través de un equipo de validación.

En conclusión, en el siguiente enlace, puedes seguir aprendiendo acerca de cómo ayudamos a nuestros clientes a Construir un Sistema Informatizado.