Gestión y cambio en la validación de sistemas informatizados

Cambiar la forma en la que los usuarios hacen su trabajo diario, requiere de entender lo que para ellos significa el cambio y cómo ayudarles a enfrentarlo.

Las organizaciones se adaptan para ser más competitivas y para responder a las necesidades de sus clientes, lo que significa cambios en la forma de hacer las cosas o lo que es lo mismo, cambios en los procesos organizativos. Las empresas intentan introducir sistemas informatizados para conseguir eficiencia, pero a veces olvidan, que sin el apoyo de aquellas personas que están detrás de las herramientas, los objetivos del cambio jamás se conseguirán.

Los usuarios de los procesos son siempre un factor fundamental de la gestión del cambio en la validación de sistemas informatizados. Dependiendo de la naturaleza del cambio, el impacto del cambio será diferente en el día a día de los usuarios.

Por desgracia, los humanos no siempre reaccionamos bien ante el cambio. La Curva del Cambio es un buen modelo para entender cómo reaccionan los usuarios al cambio. Este modelo, nos habla de unos determinados estados por los que atraviesan los usuarios cuando enfrentan el cambio:

• Fase 1: Cuando hay un cambio en el statu quo, los usuarios tienden a hacer negación del cambio. Están preocupados por las implicaciones que el cambio va a traer a sus vidas.
• Fase 2: Los usuarios ya no pueden negar más el cambio, pero comienzan a ser muy críticos y cerrados a lo que se les propone. Una expresión frecuente en los usuarios es “ahora con este nuevo sistema vamos a trabajar aún más”.
• Fase 3: Los usuarios se encuentran confundidos, pero comienzan a mostrar signos de aceptación y comienzan a hacer preguntas que muestran frustración pero intención de seguir adelante.
• Fase 4: Los usuarios comienzan a probar y a explorar con las cosas que el cambio les ha traído. Dan sus primeros pasos hacia adelante.
• Fase 5: Finalmente, los usuarios comienzan a reconstruir la manera en la que trabajan. Comienzan a contribuir con ideas sobre cómo podrían hacer mejor su trabajo. Hay una aceptación emocional del cambio y una apertura a la innovación y la mejora.
• Fase 6: Es aquí cuando el cambio se convierte en la nueva normalidad y la empresa puede empezar a ver de una forma completa los resultados de la introducción de nuevos sistemas.

Como véis, a pesar de que los usuarios tendemos a reaccionar de forma negativa al cambio, es una situación temporal que con un buen programa de gestión del cambio se puede encaminar para que siga su ritmo natural y las personas incorporen los cambios a su día a día.

Durante el cambio de sistemas informatizados, es importante transmitir a los usuarios que validar, testear, documentar y establecer nuevos criterios para los sistemas con los que ya estaban trabajando y permitirá que el sistema informatizado esté siempre optimizado y que se cree una cultura de mejora continua. La validación de sistemas informatizados es una herramienta de apoyo y guía para los usuarios que se enfrentan a estos cambios en su forma de trabajar.

La gestión del cambio en la validación de sistemas informatizados ayudará al equipo del proyecto a sensibilizar de los usuarios para:

• Reducir la resistencia al cambio.
• Formarles para que puedan incorporar el cambio a su día a día.
• Ayudarles a ver los beneficios que tendrá para ellos y para la empresa la introducción del cambio.
• Ayudarles a entender que ahora pueden utilizar su tiempo en actividades de mucho más valor que las tareas manuales que antes hacían por la falta de una herramienta.
• Darles los mecanismos necesarios para actuar en caso de contingencia.

Recordemos que los usuarios pueden ser un factor decisivo a la hora de la introducción de cambios, ya que la no cooperación de estos, por ejemplo, no utilizando las herramientas incorporadas de la forma adecuada, puede echar a perder todo el esfuerzo previo en la introducción del cambio.

En Oqotech contamos con la experiencia y especialización para suministrar apoyo técnico y de personal para tus proyectos de validación de sistemas informatizados. Contáctanos y recibe información personalizada por parte de uno de nuestros consultores.